W serwisie występują dwie różne role i warto je rozdzielić, bo od tego zależy, do kogo kierować pytania o dane.
Administratorem danych osób, które logują się do systemu (imię, nazwisko, adres e-mail, historia logowań, zapisy w dzienniku zdarzeń), jest operator serwisu:
Informatyka i bezpieczeństwo Mateusz Pycia, NIP 6462837712, kontakt w sprawach danych: biuro@iib.net.pl.
Administratorem tych danych jest firma, która korzysta z systemu — to ona decyduje, czyje dane wprowadza, w jakim zakresie i po co. Operator serwisu jest wtedy podmiotem przetwarzającym i działa wyłącznie na udokumentowane polecenie tej firmy, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO).
W praktyce znaczy to tyle: jeśli jesteś pracownikiem firmy korzystającej z NadzórBHPonline i chcesz wiedzieć, jakie Twoje dane są w systemie albo chcesz je poprawić — zgłoś się do swojego pracodawcy, nie do nas. My nie mamy prawa samodzielnie rozporządzać tymi danymi.
| Kategoria | Zakres i cel |
|---|---|
| Konto użytkownika | Imię, nazwisko, e-mail, stanowisko, rola i uprawnienia, hasło (w postaci skrótu), opcjonalnie drugi składnik logowania. Cel: udostępnienie systemu i kontrola dostępu. |
| Dane kadrowe pracowników | Imię, nazwisko, stanowisko, przypisanie do oddziału i działu, data urodzenia, a w kwestionariuszu pracownika także numer PESEL. Cel: prowadzenie dokumentacji BHP wymaganej przepisami. |
| Dane o zdrowiu (kategoria szczególna) |
Badania profilaktyczne i orzeczenia lekarskie, zgłoszenia wypadków i zdarzeń potencjalnie wypadkowych wraz z opisem okoliczności i skutków. To dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO — przetwarzane, bo wymagają tego przepisy prawa pracy i BHP. |
| Narażenie zawodowe | Przypisanie pracowników do czynników szkodliwych, wyniki pomiarów środowiska pracy, rejestry czynników chemicznych. Cel: obowiązki wynikające z przepisów BHP. |
| Dane techniczne | Historia logowań (data, wynik), dziennik zdarzeń w systemie (kto, kiedy, co zmienił), logi serwera. Cel: bezpieczeństwo, rozliczalność zmian i diagnostyka awarii. |
Nie używamy ciasteczek analitycznych, reklamowych ani profilujących. W serwisie działają wyłącznie mechanizmy niezbędne do jego funkcjonowania:
| Co | Do czego i jak długo |
|---|---|
| Ciasteczko sesji niezbędne |
Utrzymuje zalogowanie między kolejnymi ekranami. Bez niego korzystanie z systemu jest niemożliwe. Znika po wylogowaniu lub wygaśnięciu sesji. |
| Pamięć lokalna przeglądarki niezbędna dla wygody |
Zapamiętuje ustawienia widoków — na przykład wybrany filtr na liście wyników pomiarów albo ostatnio używane wartości w formularzu. Dane zostają na Twoim urządzeniu, nie trafiają na serwer. Możesz je usunąć w ustawieniach przeglądarki. |
| Zgoda na ten komunikat | Zapamiętanie, że pasek informacyjny został zamknięty, żeby nie pokazywał się przy każdym wejściu. Przechowywane w pamięci lokalnej przeglądarki. |
Usunięcie tych danych w przeglądarce spowoduje wylogowanie i powrót do ustawień domyślnych — nie spowoduje utraty żadnych danych zapisanych w systemie.
System korzysta z kilku usług zewnętrznych. Poniżej pełna lista wraz z tym, co faktycznie jest do nich wysyłane.
| Usługa | Co jest wysyłane i po co |
|---|---|
| Anthropic (model Claude) api.anthropic.com |
Funkcje wspomagane sztuczną inteligencją. Wysyłana jest treść wprowadzona w systemie: opisy zgłoszeń BHP (tłumaczenie), charakterystyki stanowisk pracy, treść kart charakterystyki substancji, materiał do analizy przyczyn zdarzeń, opisy przy badaniach profilaktycznych. Jeśli w takim opisie znajdzie się imię, nazwisko lub inne dane osobowe, trafią one do tej usługi razem z tekstem. Funkcje AI są włączane osobno dla każdej licencji — jeśli firma ich nie aktywuje, żadne dane nie są wysyłane do tej usługi. |
| Microsoft Entra ID login.microsoftonline.com |
Logowanie kontem służbowym — tylko jeśli firma je włączy. Przekazywany jest adres e-mail użytkownika, w odpowiedzi otrzymujemy potwierdzenie tożsamości. |
| GUS — wyszukiwarka REGON wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl |
Pobranie danych firmy po numerze NIP lub REGON przy zakładaniu oddziału. Dotyczy danych przedsiębiorstwa, nie pracowników. |
| Google Maps maps.googleapis.com |
Zamiana adresu lokalizacji na współrzędne (geokodowanie). Wysyłany jest adres obiektu, nie dane osobowe. |
| Geoportal / GUGiK geoportal.gov.pl, gugik.gov.pl |
Podkłady mapowe dla lokalizacji obiektów. Bez danych osobowych. |
| Sejm RP / ISAP api.sejm.gov.pl, isap.sejm.gov.pl |
Pobieranie treści aktów prawnych do modułu wymagań prawnych. Wysyłane są wyłącznie identyfikatory aktów — bez danych osobowych. |
| ECHA chem.echa.europa.eu |
Dane o substancjach chemicznych z bazy Europejskiej Agencji Chemikaliów. Bez danych osobowych. |
| Google Calendar calendar.google.com |
Osadzenie kalendarza, jeśli firma sama wskaże jego adres w ustawieniach. Treść kalendarza pochodzi wtedy od Google, nie z naszego systemu. |
Dokumentacja BHP podlega okresom przechowywania wynikającym z przepisów — o ich długości decyduje firma będąca administratorem danych. Po stronie operatora serwisu obowiązuje następująca zasada:
Kopie zapasowe wykonywane są codziennie i przechowywane przez 14 dni, po czym są automatycznie kasowane. Dane usunięte z systemu znikają więc z kopii zapasowych najpóźniej po tym czasie.
Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu oraz prawo do przeniesienia danych. Masz też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Jeżeli zmieni się zakres przetwarzanych danych albo lista usług zewnętrznych, zaktualizujemy ten dokument i datę na jego górze, a pasek informacyjny pojawi się ponownie.
Kontakt w sprawach ochrony danych: biuro@iib.net.pl.